W umowach na realizację robót budowlanych najczęściej zawiera się klauzule dotyczące kar za nieterminowe wykonanie zadania. Kary mają na celu zachęcenie wykonawcy do terminowego wywiązywania się z zobowiązań oraz zrekompensowanie inwestorowi ewentualnych strat z powodu opóźnień.
Stosowanie tego typu narzędzi dyscyplinujących zazwyczaj budzi wiele negatywnych emocji, nawet w przypadku partnerów biznesowych z wieloletnim stażem. Jeszcze więcej wątpliwości i zastrzeżeń powinno się pojawić w przypadku nowej współpracy i niemal zawsze kiedy mowa o kontraktach o dużej wartości i długim czasie realizacji.
Stosowanie kar za niewywiązywanie się ze zobowiązań jest uregulowane w Kodeksie Cywilnym, który stanowi, że wykonawca może podlegać odpowiedzialności finansowej za niedotrzymanie terminu. Istnieją oczywiście pewne ograniczenia co do stosowania kar a ich zasadność musi być rozstrzygana indywidualnie. Indywidualnie powinniśmy też negocjować zapisy w naszych umowach i uważnie przyglądać się temu jak wygląda ich egzekwowanie w praktyce.
Stosować czy nie stosować?
Kary umowne mogą okazać się skutecznym narzędziem w walce z niesolidnym kontrahentem. Mogą się też okazać mieczem obosiecznym. Nieumiejętne ich stosowanie nie tylko nie pomoże, ale może przysporzyć obu stronom wielu problemów i niepotrzebnych kosztów.
Rozważając ujęcie ich w umowie zawsze trzeba wziąć pod uwagę ich zasadność, adekwatność do zakładanych strat oraz możliwość skutecznego egzekwowania. Bezrefleksyjne powielanie utartych schematów, takich jak procent wartości kontraktu, za każdy dzień opóźnienia względem końcowego terminu, zazwyczaj nie budzi zaufania miedzy kontrahentami i ma dość mizerny wpływ na terminowość.
Jeśli kary będą niewspółmierne do możliwości i zakresu jaki faktycznie można kontrolować w czasie realizacji kontraktu budowlanego, trzeba brać pod uwagę takie scenariusze jak:
Decydując się na zamieszczenie w umowie zapisów o karach, warto wziąć pod uwagę własny potencjał co do możliwości egzekwowania postanowień umowy oraz wpływ przyjętych rozwiązań na motywację wykonawcy. W dalszej części artykułu podpowiadam jak, w prosty sposób, zmienić podejście do rozliczenia z terminowości by zapisy o karach nie generowały zagrożeń i były skuteczniejsze.
Rozważ naliczanie kar umownych już na początku realizacji inwestycji
Prokrastynacja to skłonność, której raczej nie trzeba przedstawiać. Na początku realizacji zadania zazwyczaj dość optymistycznie patrzymy na swoje możliwości i niechętnie podejmujemy wyzwania. Niestety nie zawsze udaje się nadrobić stracony czas, a proces budowlany należy do tych o dużej złożoności i współzależności pomiędzy elementami układanki.
Zarówno w procesie projektowania jak i budowy, w pierwszych tygodniach od zlecenia robót, pojawiają się takie zadania, których niewykonanie przekłada się na możliwości realizacji kolejnych etapów. Dla projektowania będzie to np. pozyskanie map, wypisów czy opracowanie koncepcji technicznej, a dla budowy zamówienie materiałów i wystąpienie z wnioskami o zajęcie pasa drogi.
Jeśli już na samym początku pojawiają się problemy ze skompletowaniem zespołu lub pierwsze wnioski formalne składane są ze znacznym opóźnieniem, należy się spodziewać niedotrzymania terminów końcowych. Zagrożenie to będzie rosło lawinowo. Kolejne etapy, realizowane w pośpiechu, będą wymagały większego nakładu pracy i podejmowania ryzyka. Braki rezerw czasowych ograniczają elastyczność działania i bardzo często zmuszają do wyboru „mniejszego zła”, w miejsce rozwiązań optymalnych.
Warto więc zadbać, by już w pierwszych tygodniach, pojawiła się solidna motywacja do pilnowania harmonogramu. Naliczenie konkretnych kwot z tytułu kar umownych za niedotrzymanie terminów kilku strategicznych zadań jest stosunkowo proste i już na stracie przyczyni się do lepszej organizacji pracy i wymiany informacji. Listę i termin wykonania tych zadań należy określić precyzyjnie (najlepiej co do dnia) i zawrzeć je w umowie. Rozliczenie pierwszego etapu nie tylko ograniczy zagrożenia wynikające z zależności etapów, ale pozwoli poznać wzajemne strategie działania i zapobiegać konfliktom w trudniejszych okolicznościach.
Karaj za konkretne zaniedbania a nie za podejmowane ryzyko
Co ciekawe, jeśli decydujemy się na rozliczanie kar za opóźnienia już na początku współpracy, stronom łatwiej jest podejmować decyzję co do wysokości i adekwatności kary. Brak tu jeszcze wpływu sytuacji losowych czy dyskusyjności podejmowanych rozwiązań. Odpowiedzialny kontrahent, wykaże więcej gotowości na przyjęcie konsekwencji finansowych za czynności, na które może mieć bezpośredni wpływ. Wyższe kary z kolei, będą bardziej mobilizujące i w konsekwencji znacznie zwiększamy szansę, że dobrze rozpoczęty kontrakt nie zwolni tempa.
Inaczej sprawy będą się miały, kiedy partnerzy rozliczają się wyłącznie za dotrzymanie terminu końcowego. Sprawą naturalną jest tu kalkulowanie ryzyka, a ono przełoży się zarówno na wysokość kar, jak i na termin realizacji. Im bardziej złożony proces budowlany, tym trudniejsze staje się znalezienie złotego środka i wypracowanie adekwatnych metod egzekwowania terminów. Zazwyczaj generuje się listy okoliczności wykluczających odpowiedzialność wykonawcy, a ich wystąpienie zazwyczaj jest bardziej niż pewne, zwłaszcza kiedy mówimy o robotach o większej złożoności.
To wtedy szczególnie ważne jest nieustanne wracanie do zasady karania za czynności, na które wykonawca ma wpływ i które dają się łatwo osadzić w harmonogramie prac. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować ogromnymi problemami w egzekwowaniu warunków umowy.
Wykonawca, który ze swojej lub nie swojej winy, nie dotrzymał terminu realizacji, ma dość szeroki wachlarz możliwości odsuwania swojej odpowiedzialności. Jeśli ciążące na nim konsekwencje finansowe były przewidywalne i wysokie, ma możliwość zgromadzenia dowodów, które trudno jest obiektywnie ocenić i podważyć. Brak precyzyjnych zapisów może więc doprowadzić do sytuacji, kiedy niemal ukończone dzieło, stanie się „zakładnikiem” w sporze o zasadność naliczonych kar. Konflikt może się przeciągać, co z pewnością będzie generowało po obu stronach dodatkowe koszty związane z obsługą administracyjną, wsparciem prawnym czy kaskadowymi konsekwencjami opóźnień.
Klauzule dotyczące kar za opóźnienia najczęściej stanowią istotną część negocjacji, ale zbyt często nie poświęca się wystarczającej uwagi temu by były jasne i precyzyjne. Negocjuje się wysokość i sposób rozliczenia kar, zapominając zupełnie o mechanizmach gwarantujących ich wyegzekwowanie. Tymczasem niedopracowane i nieadekwatne zapisy umowne będą ciążyły na relacjach między stronami i w skrajnych przypadkach mogą całkowicie uniemożliwić partnerską współpracę. Warto więc przyjrzeć się karom, które budzą wątpliwości i szukać rozwiązań, które pomogą budować dobrą współpracę.
Mam nadzieję, że wskazówki dotyczące rozpoczęcia naliczania kar już na początku i kierowania uwagi na czynności, na które mamy bezpośredni wpływ, będą inspiracją do negocjacji skuteczniejszych umów.
Justyna Kowalczyk- specjalista ds. inwestycji telekomunikacyjnych
