Prowadzenie każdej spółki (poza spółką cywilną, która swoją drogą jest dość interesującym, ale – z biznesowego punktu widzenia – mało praktycznym tworem prawnym) wymaga dokonywania wpisów w rejestrze przedsiębiorców, który wchodzi w skład Krajowego Rejestru Sądowego. Koniec listopada 2025 r. przyniósł nowe regulacje prawne w tym obszarze, co było związane z wejściem w życie ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Poniżej przedstawiamy po krótce trzy najważniejsze z nich.
Pierwsza zmiana – dotyczy zniesienia obowiązku ogłaszania wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a zatem i likwidacji opłat za takie ogłoszenie. Innymi słowy, zmiany w KRS będą po prostu tańsze dla wnioskodawców. Dotychczas, wpisy do rejestru podlegały w większości obowiązkowi ogłoszenia w MSiG, co wiązało się przede wszystkim z dodatkowymi opłatami. Teraz uznano, że ujawnienie wpisu w KRS pełni funkcję wystarczającego źródła informacji i nie trzeba o takim wpisie donosić poza rejestrem. W efekcie, podmiot, który dokonywał będzie zmian w rejestrze, nie będzie musiał już wnioskować o dokonywanie ogłoszenia w MSiG i płacić za to ogłoszenie.
Przykładowo, jeśli dotychczas wniosek o wpis kosztował przedsiębiorcę 350 zł (gdzie 250 zł to opłata sądowa od wniosku o wpis, a 100 zł to opłata za ogłoszenie w MSiG), to teraz przedsiębiorca będzie musiał uiścić tylko opłatę sądową od wniosku (250 zł).
Opisywana zmiana ma jednak jeszcze jeden, szerszy aspekt. Dotychczas było tak, że z dniem ogłoszenia wpisu w MSiG wiązano tzw. domniemanie znajomości wpisu (od dnia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów). Po zmianie, domniemanie to wiązane jest już z dokonaniem wpisu w KRS (od dnia dokonania wpisu w Rejestrze nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ujawnionych wpisów). Sprowadza się to w zasadzie do przyjęcia zasady, że dzień dokonania wpisu w KRS jest dniem, od którego następują określone skutki. Skutkiem takiego rozwiązania może być skrócenie czasu obiegu informacji i wzmocnienie bezpieczeństwa/pewności obrotu.
Druga zmiana – to wprowadzenie możliwości udostępniania danych z KRS za pośrednictwem usług sieciowych (API). Rozwiązanie to nie ma charakteru powszechnego — jest przeznaczone dla podmiotów publicznych lub realizujących zadania publiczne, ale może mieć pozytywny skutek dla przysłowiowego Kowalskiego. Konsekwencją tej zmiany może być bowiem szybszy i bardziej zautomatyzowany obieg danych między instytucjami publicznymi, a więc brak konieczności pozyskiwania danych z KRS w celu załatwienia sprawy w urzędzie. W konsekwencji, większa liczba procesów administracyjnych może odbywać się w sposób zintegrowany i oparty na aktualnych danych, przekazywanych w czasie rzeczywistym.
Ostatnia z omawianych zmian – to pełna cyfryzacja akt rejestrowych. Już teraz akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców prowadzi się wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Nowe przepisy przewidują, że także akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej będą prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej. Wejście w życie tych regulacji zostało przesunięte na 1 kwietnia 2027 r., co oznacza, że przez najbliższy czas zachowane zostaną obecne zasady prowadzenia akt. Wprowadzenie nowego modelu może w praktyce skutkować ujednoliceniem formy prowadzenia akt, łatwiejszym dostępem do dokumentów, szybszym przetwarzaniem materiałów przez systemy informatyczne oraz mniejszym ryzykiem utraty lub uszkodzenia dokumentów papierowych.
Podsumowując, zmiany obowiązujące od dnia 29 listopada 2025 r. obejmują rezygnację z dokonywania ogłoszeń wpisów w MSiG oraz udostępnianie danych KRS poprzez API. Pełna cyfryzacja akt rejestrowych została natomiast zaplanowana jako etap kolejny zmian — jej wejście w życie odroczono do dnia 1 kwietnia 2027 r.
Radca prawny Kamila Mizera-Płaczek
Prawnik Piotr Niewęgłowski
