Już z początkiem nowego roku, w życie wejdą ważne zmiany w prawie pracy, zwłaszcza w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej odpowiednie przechowywanie jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, którego niewykonywanie lub nienależyte wykonanie jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 1.000 zł do 30.000 zł. W tym czasie również wejdą w życie przepisy dotyczące wprowadzenia pracowniczych planów kapitałowych
Co w związku z powyższym każdy pracodawca, w tym przedsiębiorca telekomunikacyjny powinien wiedzieć?
Podkreślenie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach zapewniających jej poufność
Obowiązek zachowania w poufności dokumentacji pracowniczej wynika z RODO, jednakże ustawodawca postanowił podkreślić jego rangę poprzez wskazanie, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Co ciekawe, pomimo wskazania tego obowiązku razem z obowiązkiem przechowywania dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, za naruszenie obowiązku zachowania dokumentacji pracowniczej w poufności nie grozi pracodawcy kara grzywny.
Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Nasz ustawodawca postanowił pójść „z duchem czasu”, wprowadzając możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. Pracodawca będzie mógł zadecydować o tym, jaki sposób prowadzenia akt pracowniczych bardziej mu odpowiada.
Zwracam uwagę, że z uwagi na obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w bezpiecznych warunkach, tj. w warunkach zapewniających jej poufność i nienaruszalność, w przypadku wyboru prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, należy pamiętać o odpowiednich zabezpieczeniach takich jak np. zaszyfrowanie dysku, wprowadzenie haseł dostępu do komputera, folderów czy poszczególnych plików.
Pracodawca może w każdej chwili zmienić postać, w jakiej prowadzi dokumentację pracowniczą. Zmiana prowadzenia dokumentacji z formy papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie skanu oraz opatrzenie go podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną, a w odwrotnym przypadku – poprzez wydruk dokumentów i opatrzenie ich podpisem potwierdzającym jego zgodność z dokumentem elektronicznym.
Skrócenie okresu czasu, w jakim dokumentacja ma być przechowywana.
Obecnie, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana aż przez 50 lat. Ustawodawca zdecydował się na skrócenie tego okresu aż pięciokrotnie – do lat 10, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W związku z wejściem w życie nowelizacji, należy wyróżnić 3 kategorie pracowników:
Należy podkreślić, że pracodawca może prowadzić dotychczasową (kontynuować) dokumentację pracowniczą, jeżeli nawiąże stosunek pracy ponownie z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy. Oczywiście, w takim wypadku dziesięcioletni termin przechowywania dokumentacji jest liczony dla całości dokumentacji, a nie tylko dla części dotyczącej ostatnio zakończonego stosunku pracy.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec przedłużeniu, jeżeli dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Jeżeli pracodawca jest stroną postępowania – ma on obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia. Natomiast jeżeli pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęcia postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zostaje przedłużony o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Jeżeli były pracownik zgłosi się po odbiór dokumentacji po upływie 30 dni, pracodawca może wydać mu dokumentację.
Obowiązek zniszczenia dokumentacji.
W przypadku braku odbioru dokumentacji przez pracownika, pracodawca ma obowiązek zniszczenia jej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w ciągu 12 miesięcy od dnia, w którym pracownik mógł najpóźniej tę dokumentację odebrać.
Pracodawca w przypadku zmiany sposobu prowadzenia dokumentacji, w przypadku jej nieodebrania jej przez pracownika lub byłego pracownika, może zniszczyć dokumentację prowadzoną we wcześniejszej postaci.
Obowiązki względem pracownika, w tym informacyjne.
Wraz ze świadectwem pracy, wydawanym po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości i terminie odbioru przez niego dokumentacji, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku braku jej odbioru przez pracownika.
Pracodawca ma również obowiązek zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od uzyskania informacji o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji. Ten obowiązek dotyczy byłych i obecnych pracowników. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, dokumentację pracowniczą mogą odebrać wskazani w ustawie członkowie rodziny – m.in. małżonek, dzieci.
Na pracodawcę został również nałożony obowiązek wydania kopii części lub całości dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika a w przypadku ich śmierci – wskazanych w Kodeksie pracy członków rodziny. Wniosek pracownika może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Uchylenie dotychczas obowiązującego rozporządzenia dotyczącego sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Dokładny sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej został określony w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Rozporządzenie to zostanie jednak uchylone z dniem 1 stycznia 2019 r. Niestety, nowe rozporządzenie nie zostało jeszcze wydane, nie wiadomo więc czy zmianie ulegną również informacje, jakie pracodawca będzie obowiązany przechowywać w dokumentacji oraz podział dokumentacji na część A, B i C.
Nowe rozporządzenie będzie określało nie tylko zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania ale także sposób i tryb doręczenia informacji pracownikowi oraz sposobu wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Większa odpowiedzialność pracodawcy.
Ustawodawca postanowił, że naruszenie przez ustawodawcę terminów, w jakich przechowywana ma być dokumentacja, zarówno poprzez przechowywanie jej przez za krótki jak i za długi okres czasu, stanowi wykroczenie pracodawcy, zagrożone – tak jak w pozostałych przypadkach – karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.
Zmiany w zakresie sposobu wypłaty wynagrodzenia.
W ustawie wprowadzającej zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej dokonano jeszcze jednej drobnej, choć pożądanej od dawna zmiany. Od nowego roku podstawowym sposobem wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Do tej pory przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy wymagał wniosku pracownika lub wprowadzenie stosownej regulacji w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.
W związku z wejściem w życie ustawy, pracodawca w terminie do 21 stycznia 2019 r. ma obowiązek poinformować pracowników, którzy do tej pory otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych, w sposób u danego pracodawcy o obowiązku podania numeru rachunku bankowego na potrzeby otrzymywania wynagrodzenia bądź o obowiązku złożenia wniosku o chęci dalszego otrzymywania wynagrodzenia do rąk własnych. Pracownik ma obowiązek udzielenia odpowiedzi w ciągu 7 dni od dnia otrzymania informacji od pracodawcy. Jeżeli pracownik nie udzieli żadnej informacji we wskazanym terminie, wynagrodzenie należy wypłacić do rąk własnych.
Pracownicze plany kapitałowe.
Na koniec warto wspomnieć również o wprowadzeniu przez ustawodawcę tzw. pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Choć ustawa nie została jeszcze ogłoszona, to warto zaznaczyć, że w dniu 19 listopada 2018 roku prezydent złożył swój podpis pod jej tekstem. PPK Stanowią formę dobrowolnego oszczędzania, choć regulacja zakłada, że każdy pracownik będzie uczestnikiem pracowniczych planów kapitałowych, chyba że złoży pisemną deklarację o rezygnacji z tej formy oszczędzania. Środku zgromadzone w ramach pracowniczych planów kapitałowych będą wypłacane po przejściu pracownika na emeryturę. Jeżeli pracownik będzie uczestnikiem pracowniczych planów kapitałowych, na pracodawcę zostaną nałożone dodatkowe obowiązki w zakresie obsługi tych planów kapitałowych, m.in. obowiązek zapłaty comiesięcznej składki w wysokości 1,5% wynagrodzenia.
Pracownicy będą obejmowani zakresem działania PPK w okresie od lipca 2019 r. do końca pierwszego kwartału 2021 r., zależności od wielkości pracodawcy.
Podsumowanie.
Zmiany w prawie pracy, które zostaną wprowadzone od początku nowego roku, są spore. Nakładają one szereg nowych obowiązków nałożonych na pracodawcę, na których przestrzeganie należy zwrócić szczególną uwagę. Natomiast wprowadzenie możliwości prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej, stanowi ułatwienie dla pracodawcy, który nie będzie musiał się martwić o to, gdzie i w jaki sposób przechowywać papierowe teczki.
Autorem wpisu jest aplikant radcowski Patrycja Cegiełka.
W kancelarii zajmuje się głównie prawem telekomunikacyjnym, w tym obsługą postępowań prowadzonych przed Prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej w zakresie dostępu do budynków oraz prawem cywilnym, w tym sprawami związanymi ustanawianiem służebności przesyłu a także prawem handlowym w zakresie obsługi przedsiębiorców oraz prawem zamówień publicznych. Specjalizuje się także w sprawach z zakresu prawa pracy.
