31 marca 2019 roku (niedziela), upłynie termin na sporządzenie i podpisanie rocznych sprawozdań finansowych dla większości spółek kapitałowych, a termin ten nie ulegnie przesunięciu na poniedziałek (1 kwietnia 2019 roku). I to nie jest primaaprilisowy żart.

Obowiązek składania raportów finansowych w tym terminie nie jest niczym nowym, choć w tym roku ma on charakter wyjątkowy – po raz pierwszy sprawozdanie musi być sporządzone w odpowiednim elektronicznym pliku oraz być elektronicznie podpisane przez wszystkich członków zarządu do dnia 31 marca 2019 r. Wykonanie sprawozdania rocznego w formie tradycyjnej – papierowej – jest prawnie nieskuteczne.

Z tego powodu, dzisiejszy wpis zostanie poświęcony właśnie zagadnieniom związanym z elektronicznym sporządzaniem i składaniem raportów finansowych.

Obowiązek podpisania sprawozdania w terminie określonym przepisami prawa

Z uwagi na termin zatwierdzania sprawozdań finansowych (który jest późniejszy niż termin jego sporządzenia), w praktyce zdarzały się przypadki, że poprawki do dokumentu były nanoszone nawet po 31 marca.

Obecnie, z uwagi na konieczność podpisania sprawozdania finansowego profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym będzie to problematyczne – data na dokumencie jest nanoszona automatycznie, w chwili podpisania dokumentów. Z tego względu wszyscy członkowie zarządu i główny księgowy muszą podpisać sprawozdanie finansowe do 31 marca 2019 r., aby dochować terminu wynikającego z przepisów prawa. W tym samym terminie trzeba sporządzić sprawozdanie z działalności podmiotu. Tak przygotowane dokumenty finansowe będą w późniejszym terminie składane do KRS za pośrednictwem portalu S24 razem z dodatkowymi załącznikami (uchwały, itp.).

Za moment sporządzenia sprawozdania finansowego będzie uważana chwila złożenia ostatniego podpisu.

Forma sporządzenia sprawozdania finansowego

Forma złożenia sprawozdania jest zróżnicowana w zależności od rodzaju i formy prowadzonej działalności.

Gdy dany podmiot jest wpisany do rejestru przedsiębiorców, wymagane jest sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego w strukturze logicznej – w formacie .XML lub .XSD. Powinno ono zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgową) oraz kierownika jednostki (wszystkich członków zarządu).

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, teoretycznie możliwe jest sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w formacie .PDF. Jednak z uwagi na to, że Szef Krajowej Administracji Skarbowej musi otrzymać sprawozdanie w strukturze logicznej –  formacie .XML lub .XSD, w praktyce i tak zostanie ono sporządzone w formacie .XML.

Skąd wiadomo, w jakiej strukturze logicznej i w jakim formacie należy sporządzić sprawozdanie finansowe? Również w tym przypadku nie ułatwiono przedsiębiorcom życia. Zgodnie z obecnym brzmieniem ustawy o rachunkowości (dalej – UR), informacje te powinny być publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (art. 45 ust. 1h UR). W praktyce, znajdują się one na stronie Krajowej Administracji Skarbowej (https://www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan).

Systemy i aplikacje przeznaczone do tworzenia rocznych sprawozdań finansowych

Ustawodawca nie przewidział darmowego narzędzia do generowania plików sprawozdań finansowych. Z tego względu, każdy przedsiębiorca musi pozyskać oprogramowanie niezbędne do wytworzenia odpowiedniego pliku (.XML, .XSD). Każda zobowiązana osoba może korzystać z innych dostępnych aplikacji i systemów, przy czym będą one już miały charakter płatny. Z tego względu spółki kapitałowe (lub ich księgowość) muszą zadbać o odpowiednie programy do generowania elektronicznych sprawozdań finansowych. Możliwe, że niektóre z programów finansowo-księgowych uzyskają możliwość sporządzania sprawozdań finansowych po ich aktualizacji.

Dla osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, Ministerstwo Finansów przygotowało pewne ułatwienie – udostępniło bezpłatną aplikację e-sprawozdania finansowe, umożliwiającą wygenerowanie raportu w strukturze logicznej, w formacie .XML lub .XSD.

Problemy z podpisaniem rocznego sprawozdania finansowego

Jak już wskazano wyżej, w każdym wypadku sprawozdanie musi być podpisane za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. A co w sytuacji, gdy podpisu osoby nie można uzyskać np. z powodu jej pobytu w miejscu, gdzie brak jest dostępu do internetu lub choroby? Niestety, przepisy w tym zakresie są rygorystyczne, taka okoliczność będzie obciążała przedsiębiorcę – on lub działające w jego imieniu organy powinny dbać o należyte uporządkowanie spraw przedsiębiorstwa i w takiej sytuacji np. przypilnować, by do podpisu upoważnić inną osobę.

Korekta

Wydaje się, że jeśli po przygotowaniu i podpisaniu rocznego sprawozdania, pojawi się potrzeba jego korekty (np. z powodu zaleceń biegłego rewidenta lub ujawnieniu się okoliczności mających wpływ na treść sprawozdania), konieczne będzie ponowne sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego w analogiczny, jak powyżej sposób (przepisy tego jednak wprost nie regulują).

Brak obowiązku złożenia raportu do Urzędu Skarbowego przez podmioty wpisane do KRS – rejestru przedsiębiorców

Przedsiębiorcy wpisani do KRS – rejestru przedsiębiorców, nie będą musieli już składać osobno do urzędu skarbowego sprawozdania wraz z rozliczeniem rocznym. Warto jednak podkreślić, że o ile  podmioty te nie muszą składać sprawozdania do US, o tyle nie zostali oni zwolnieni z obowiązku przedkładania stosownych uchwał do Urzędu Skarbowego (o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego).

Z kolei przedsiębiorcy indywidualni (wpisani do CEIDG), opłacający podatek PIT, którzy zgodnie z UR mają obowiązek wykonania sprawozdania finansowego,  muszą przesłać sprawozdanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą aplikacji e-sprawozdania finansowe.

Skutki nieterminowego złożenia sprawozdania finansowego

Zgodnie z treścią art. 77 pkt 2 UR, niesporządzenie sprawozdania finansowego czy też sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy  o rachunkowości lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych, stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Można przypuszczać, że niesporządzenie sprawozdania w terminie może być poczytane jako naruszenie ww. przepisu.

Ps. jak wynika z powyższego, marzec to miesiąc wytężonej pracy nie tylko dla przedsiębiorców telekomunikacyjnych (PRZYPOMINAMY O SPRAWOZDANIACH Z DZIAŁALNOŚCI TELKO!!!) ale i biur księgowych. Jednych i drugich pozdrawiamy, życząc wytrwałości.

Łukasz Bazański       Patrycja Cegiełka