Rozporządzenie RODO weszło w życie już kilka tygodni temu, tak samo jak nowa ustawa o ochronie danych osobowych, która wprowadziła także zmiany w innych obowiązujących przepisach, w tym także w Kodeksie pracy. Co ciekawe, ustawodawca początkowo planował więcej zmian w Kodeksie pracy, następnie całkowicie się z nich wycofał. Ostatecznie jednak dodano do Kodeksu pracy nowe przepisy – art. 222 k.p. oraz art. 223 k.p.

Dane uzyskiwane od przyszłych pracowników
Katalog danych, jakich może żądać przyszły pracodawca od potencjalnych przyszłych pracowników został określony w art. 221 k.p. Przepis ten, mimo pierwotnych założeń, pozostał niezmieniony – uznano, że nie jest on sprzeczny z regulacjami zawartymi w RODO. Z tego powodu nadal niewyjaśnione pozostaną wątpliwości związane z m.in. możliwością uzyskiwania od pracowników danych biometrycznych czy też uprawnień pracodawcy związanych z badaniem stanu trzeźwości pracowników.

Przypominam, że są pracodawca może żądać od pracownika ujawnienia takich danych jak:
1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców kandydata;
3. data urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, ale tylko w sytuacji, gdy podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Innych danych (np. zaświadczenia o niekaralności) pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy pozwalają na to odrębne przepisy prawa. Natomiast podanie jakichkolwiek innych danych jest uzależnione od zgody kandydata. Jeżeli pracownik podaje określone dane (np. znajomość języków obcych), pracodawca może jednak żądać ich udokumentowania.

Podkreślam, że pracodawcy nie powinni odczuwać żadnego strachu w związku z uzyskiwaniem wskazanych powyżej danych. Już w preambule RODO (pkt 52) zaznaczano wyraźnie, że pewne wyjątki w kategorii przetwarzanych danych osobowych powinny mieć miejsce dziedzinie w prawie pracy. Zwrócono więc uwagę na problem, że w ramach nawiązania stosunku pracy ochrona pewnych danych osobowych powinna zostać ograniczona. Co więcej, w art. 6 ust. 1 lit. b) RODO wyraźnie dopuszczono przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

Monitoring w miejscu pracy
Nowo wprowadzone przepisy do Kodeksu pracy, związane są z uregulowaniem spraw związanych z monitoringiem w miejscu pracy. Pomysł uregulowania tych kwestii należy ocenić pozytywnie, gdyż do tej pory takiej regulacji nie było w ogóle, a wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy budziło wiele emocji. Według dominującego poglądu dla możliwości wprowadzenia monitoringu przez pracodawcę było wystarczające poinformowanie pracownika o istnieniu takiego systemu.

Nowy art. 222 k.p. wprowadza odrębne regulacje w zakresie możliwości zakładania kamer i innych podobnych urządzeń umożliwiających rejestrację obrazu. Możliwość wprowadzenia rejestrowania obrazu została ograniczona przez Ustawodawcę do sytuacji wskazanych w przepisie, tj. gdy:

1. jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
2. ochrony mienia
3. zapewnienia kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy innych informacji pracodawcy, których ujawnienie mogłoby doprowadzić do powstania szkody (chodzi tu między innymi o nieujawnianie tajemnicy przedsiębiorstwa).

Wydaje się, że katalog ten jest na tyle ogólny, iż pozwala na wprowadzenie monitoringu przez każdego pracodawcę, o ile będzie on umiał powód ten racjonalnie uzasadnić.

Ograniczenie monitoringu w miejscu pracy
Monitoring może być wprowadzony na terenie zakładu pracy, jak i na terenie wokół niego. Przepis wyraźnie wskazuje pomieszczenia, w stosunku do których stosowanie monitoringu jest ograniczone. Są to szatnie, stołówki, palarnie oraz pomieszczenia sanitarne, a także pomieszczenia udostępniane związkom zawodowym. Pomieszczenia te mogą być monitorowane jedynie w sytuacji, gdy dodatkowo monitoring nie będzie naruszał dóbr osobistych pracownika (w szczególności jego godności), a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w przypadku ich braku – w obwieszczeniu pracodawcy. Pracownicy powinni być poinformowani o wprowadzeniu monitoringu najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku zatrudniania nowego pracownika – informacje te powinny zostać mu udostępnione na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Nagrania uzyskane z monitoringu będą mogły być wyłącznie przetwarzane w celach, dla których założono monitoring, a pracodawca nie może ich przechowywać przez dłużej niż trzy miesiące, chyba że nagrania te stanowią lub mogą według informacji posiadanych przez pracodawcę stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (administracyjnym, karnym, cywilnym etc.). W takim przypadku nagrania mogą być przechowywane aż do prawomocnego zakończenia postępowania. Po tym okresie wszelkie nagrania muszą zostać skasowane.

Teren oraz pomieszczenia, gdzie wprowadzono monitoring, powinien być odpowiednio oznaczony – za pomocą odpowiednich znaków lub sygnałów dźwiękowych, w sposób, który będzie czytelny i widoczny. Oznakowanie musi być wprowadzone przynajmniej na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Kontrola poczty e-mail
Nowo wprowadzony art. 223 k.p. dotyczy natomiast kontrolowania poczty e-mailowej pracowników. Możliwość ta została zdefiniowana przez ustawodawcę jako „monitoring poczty elektronicznej”. Kontrola może zostać wprowadzona przez pracodawcę jedynie w stosunku do służbowej skrzynki pocztowej, w sytuacji gdy kontrola taka będzie niezbędna dla zapewnienia właściwej organizacji pracy, tak aby umożliwić pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi pracy. Taka kontrola nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji czy też innych dóbr osobistych pracowników.

Pracodawca może również wprowadzić inne formy monitoringu pracowników, jeżeli jest to niezbędne dla określonych powyżej celów. W takim przypadku pracodawca także powinien spełniać obowiązki opisane poniżej.
Również w przypadku wprowadzania monitoringu poczty elektronicznej, pracodawca powinien określić jego wprowadzenie w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, przynajmniej na 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem, natomiast nowego pracownika poinformować o powyższych okolicznościach na piśmie, przed dopuszczeniem go do pracy. Wprowadzenie takiej kontroli powinno być odpowiednio oznakowane.

Podsumowanie
Zmiany w Kodeksie pracy, mimo że potrzebne, nie zostały precyzyjnie określone, a treść przedstawionych regulacji rodzi wiele pytań. Niestety, w związku z brakiem wprowadzenia w ustawie o ochronie danych osobowych przepisów przejściowych nie wiadomo, co z monitoringiem, który został wprowadzony przed wejściem w życie nowych przepisów. Wydaje się, że dla bezpieczeństwa lepiej będzie wprowadzić odpowiednie zmiany do wspomnianych powyżej dokumentów lub skierować do pracowników stosowne obwieszczenie oraz odpowiednio oznakować monitorowane miejsce. Nie wiadomo też, czy dopuszczalne są kamery, które dopuszczałyby również rejestrację dźwięku.